Como organizar uma assembleia virtual em condomínio?
O que diz a lei sobre assembleias virtuais
A pandemia veio para provar que as leis são um reflexo dos acontecimentos da sociedade e a autorização da assembleia virtual é um exemplo disso. Para evitar aglomerações em condomínios, a Lei 14.010 de 2020, aprovada em junho de 2020, liberou a organização desta modalidade, bem como autorizou votações no espaço virtual.
A lei era válida até 30 de outubro de 2020 e não foi prorrogada. Entretanto, mantém-se a assembleia virtual como opção, em caráter emergencial, de acordo com o artigo artigo 12 da referida lei, conhecida como Regime Jurídico Emergencial e Transitório das relações jurídicas de Direito Privado (RJET), em época da pandemia do Covid-19.
Atualmente está em tramitação o Projeto de Lei 2323/2020 que autoriza a continuação das assembleias virtuais mesmo depois da pandemia. Caso queira aplicar imediatamente esse modelo, é preciso alterar a convenção do seu condomínio se ela determina que as assembleias devem ser feitas presencialmente. Mas para isso é preciso da aprovação de 2/3 dos condôminos.
Como organizar uma assembleia virtual
1) Encontre uma plataforma à prova de fraudes, para que a assembleia virtual ocorra da maneira segura;
2) Convoque com antecedência todos os condôminos, por recados pelo prédio ou via WhatsApp, E-mail, Skype e semelhantes. Especifique horários e links de acesso;
3) No momento da assembleia virtual, comece com uma abertura e lista de presença dos que estão online. Especifique claramente as pautas que serão tratadas;
4) Em caso de votações, tenha uma ata em mãos para certificar os resultados da presença de moradores, seja com certificados digitais ou criptografia. E lembre-se que esse documento deve ser autenticado em cartório.
Vantagens da assembleia virtual
- Redução de gastos, uma vez que economiza-se com locações de materiais de uma reunião presencial;
- Aumento de participação de moradores, que segundo pesquisas, em uma assembleia virtual chega a 80%, enquanto na presencial o comparecimento é de 40%.
- Economia de tempo, já que não acontece a deslocação para uma reunião de assembleia;
- Aumento no número de votações, uma vez que o fator localidade não é um critério que obriga uma presença física;
- As pautas são tratadas com mais objetividade neste formato, pois há mais organização e rapidez, diminuindo o número de conflitos que geralmente ocorrem presencialmente.
- Há mais tempo para analisar documentos, como solicitações de contratações, custos com reformas e similares.
Desvantagens da assembleia virtual
- É preciso um esforço maior para explicar assuntos mais complexos;
- Aversão ao modelo por parte de moradores que têm dificuldades com tecnologia;
- Ainda pensando no ponto da tecnologia, idosos podem ter a presença na assembleia virtual diminuída. Para evitar que isso aconteça, um tutor pode ajudá-los com a não familiaridade com o mundo online, sendo esse tutor um vizinho ou familiar.
Alertas importantes
Tenha alguém disponível para ajudar os moradores quanto à dúvidas que possam surgir, como a organização da assembleia virtual, como participar, fazer o login e afins.
Por fim, é interessante ter uma assistência jurídica durante a mediação da assembleia virtual, para auxiliar na solução de conflitos e preservar o momento de discussões irrelevantes.
