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Soluções para arquivamento de documentos do condomínio

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Soluções para arquivamento de documentos do condomínio

 

Em termos legais, as funções do síndico envolvem prestar contas aos condôminos uma vez ao ano ou sempre que houver exigência, fazer o balanço anual, realizar o seguro da edificação e entre outras diversas atividades, que assim como as citadas, envolvem uma grande papelada. Neste artigo, separamos algumas soluções de arquivamento de documentos do condomínio.

A importância de arquivar documentos do condomínio

 

  • Evita problemas com a justiça, como apresentação urgente de provas documentais;
  • Certos documentos podem ser provas diante de ações trabalhistas ou fiscalizações no condomínio;
  • Há documentos que são de grande valor para o histórico do patrimônio;
  • Documentos organizados ajudam e facilitam a tomada de decisões de futuros síndicos e administradoras;
  • Um síndico pode ser processado pelo condomínio caso condenado a pagar indenização para um funcionário se não tiver os documentos arquivados.

Como manter o arquivamento de documentos do condomínio?

O síndico não deve guardar os documentos em sua casa. Uma sala de acesso restrito no condomínio é a opção ideal, se tratando de um lugar com boa circulação de ar, que não chova, não tenha umidade e que seja possível manter sempre trancada, para o maior cuidado dos arquivamentos.

 

Para essa sala não virar uma bagunça de papelada, separe tudo em pastas e por categorias, facilitando o processo de identificação, por exemplo: pasta de pagamentos feitos, pasta de orçamentos, pasta de comprovantes financeiros, pasta de obrigações do condomínio e afins.

 

Por fim, mantenha um controle de acesso ao local, para garantir que não haja perda ou manipulação dos documentos. Então, restrinja quem tem acesso à chave do local, ao emprestar documentos aos condôminos, forneça sempre uma cópia e mantenha o original na sala e tenha um protocolo de empréstimo de informações de quem solicitou documentos.

Digitalização de documentos como opção

Caso a digitalização seja uma opção de arquivamento de documentos do condomínio, a conversão dos papéis físicos para o formato digital deve ser feita de maneira efetiva e tomando alguns cuidados.

 

Para maior segurança dos papéis digitalizados, atente-se a um bom backup, ter uma senha que controle os acessos e assegure-se de que os documentos arquivados no servidor ou na nuvem são criptografados.

 

Esse processo oferece alguns benefícios, como ser ecologicamente sustentável, diminuir custos como impressão e manter um local físico, entretanto, apenas alguns documentos podem ser digitalizados, sendo eles:

 

  • Boletos;
  • Extratos bancários;
  • Comprovantes de pagamentos;
  • Boletos;
  • Recibos;
  • Notas fiscais;
  • Cupons fiscais;
  • Laudos técnicos;
  • Contratos;
  • Contas de água, luz, telefone e etc;
  • Relação de devedores;
  • Extratos bancários;

Documentos que devem ser guardados e seus períodos

Enquanto alguns documentos devem ser mantidos por dois anos, outros não devem ser descartados nunca. Fique por dentro da lista dos principais documentos e seus prazos de guarda:

 

  • Apólice de seguro de vida – 5 anos após a vigência
  • Cartão de CNPJ – permanente
  • DARF IR – 7 anos
  • DARF PIS – 10 anos
  • DIRF – 7 anos
  • Exames médicos (Admissão, Demissão e Periódico) – 20 anos
  • GFIP – 35 anos
  • Folha de pagamento – 35 anos
  • Folha de ponto – 6 anos
  • Se o relógio de ponto for trocado, a guarda do antigo deve ser feita pelo mesmo período, 6 anos.
  • Formulário CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) – 10 anos
  • Guia de contribuição sindical – 7 anos
  • Guia de Previdência Social – 35 anos
  • Recibo de pagamento de funcionário – 10 anos
  • Laudo de PPRA – 20 anos
  • Livro de inspeção do trabalho – permanente
  • Processo trabalhista – permanente
  • Prontuário de funcionários – permanente
  • RAIS – indeterminado
  • Recibo de vale refeição/cesta básica – 10 anos
  • Recibo de vale transporte – 10 anos
  • Dossiê da Convenção, especificação do condomínio ou da convenção do trabalhador – permanente
  • Extratos bancários – 1 ano
  • GPS de seguridade social – 10 anos
  • Livros de atas de Assembleia – permanente
  • Orçamentos e contratos de obra – até o final da garantia
  • Plantas de condomínio – permanente
  • Seguros de incêndio – 5 anos após a vigência

Portal de noticias, artigos e apoio para Síndico e Administradoras, bem como Cursos e Eventos no segmento condominial. Realizamos e facilitamos a interação entre Síndicos, Administradoras, profissionais do mercado condominial e Empresas do segmento. Colaboradores: - Elizabete Letielas - Rafael Alves

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